Studentų išvykos
Tai galimybė studentams, doktorantams ir rezidentams vykti į renginius ar veiklas, susijusias su mokslu, sportu, menu, edukacija ar projektais.
Išvykos procesas
Prašymo pateikimas.
Priklausomai nuo statuso, prašymas teikiamas per skirtingas sistemas:
- I–II pakopos studentai: teikia prašymą VUSIS sistemoje.
- Doktorantai: užpildo prašymo formą ir pasirašytą išsiunčia el. paštu: drs@cr.vu.lt
- Gydytojai rezidentai: pildo prašymą RAIS sistemoje (pažymint, jei renginys vyksta nuotoliniu būdu).
Svarbu: prašyme būtina nurodyti išvykimo ir grįžimo datas, o ne tik renginio dienas.
Išvykos įsakymas.
Siuntimas į išvyką įforminamas Universiteto rektoriaus arba jo įgalioto asmens įsakymu. Šį įsakymą parengia padalinio studijų administratorius.
Įsakyme turi būti nurodyta siunčiamo studento, doktoranto, gydytojo rezidento vardas, pavardė, Universiteto kamieninis akademinis padalinys, studijų programa (doktorantams – mokslo kryptis, kurioje jie studijuoja), kursas, banko sąskaita, siuntimo tikslas, renginio vietovė (-ės), siuntimo trukmė, piniginių kompensacijų tipai, šių kompensacijų dydžiai ir finansavimo šaltiniai, ar turi būti mokamas avansas, jo dydis.
Išvykus į renginį/veiklą.
Pasirūpinkite visais kelionės dokumentais ir išsaugokite visas su kelione susijusias sąskaitas, jei planuojate kompensacijas.
Kompensuojamos išlaidos gali apimti:
- maistpinigiai;
- gyvenamojo ploto nuomos išlaidos;
- kelionės į siuntimo vietovę (-es) ir grįžimo iš jos (-ų) visų rūšių transporto priemonėmis, išskyrus taksi ar pavežėtojus, išlaidos;
- vietinio transporto išlaidos;
- registravimosi į renginį mokesčio ar bilieto į renginį išlaidos (kai vykstama į konferenciją, simpoziumą, parodą ar kitą renginį);
- įvairios kitos su siuntimu susijusios išlaidos (dokumentų, susijusių su išvykimu, tvarkymo išlaidos, sveikatos draudimas, draudimas nuo nelaimingų atsitikimų siuntimo laikotarpiu, bagažo ir bagažo saugojimo mokesčiai, būtinų skiepų ir vaistų nuo užkrečiamų ligų išlaidos, ryšių išlaidos, valiutos keitimo kredito įstaigose išlaidos, kai ši valiuta skirta siuntimo išlaidoms kompensuoti, ir kt.).
Grįžus.
Grįžus iš išvykos, per 5 darbo dienas, privaloma pateikti išvykos ataskaitą (formą rasite čia) ir patirtas išlaidas pagrindžiančius dokumentus, pvz.:
- Kelionės bilietus
- Kelionės įlaipinimo korteles.
- Sąskaitas ir kvitus
- Mokėjimų nurodymus iš banko
- Dokumentus, patvirtinančius dalyvavimą renginyje (jei prašoma)
Užpildyti išvykos ataskaitą ir atsiskaityti už išvykos metu patirtas išlaidas, galima:
1. DVS „Avilys“ – išvyką organizuojančio Universiteto kamieninio padalinio atsakingam darbuotojui pateikti išlaidų ataskaitą ir atitinkamus originalius dokumentus, pagrindžiančius patirtas faktines išlaidas.
2. Elektroniniu paštu ilma.jonaityte@cr.vu.lt (išlaidų ataskaita su atitinkamais priedais turi būti pasirašyta kvalifikuotu arba jam prilygstančiu elektroniniu parašu).
3. Atvykus į VU Centrinės administracijos Finansų departamentą, Universiteto g. 3, Vilnius, 244 kab. nurodytu laiku:
Pirmadieniais, trečiadieniais 8.00–15.30 val. (pietų pertrauka 12.00–13.00 val.)
Dokumentai ir nuorodos
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas reglamentuoja išvykų tvarką?
Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. gruodžio 2 d. nutarimas Nr. 1515 „Dėl viešųjų renginių ir aukšto meistriškumo sporto treniruočių stovyklų dalyviams skiriamų neapmokestinamųjų piniginių kompensacijų dydžių ir mokėjimo tvarkos taisyklių patvirtinimo“;
Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimas Nr. 526 „Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo“;
Vilniaus universiteto studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimu, piniginių kompensacijų mokėjimo tvarkos aprašas, patvirtintas Vilniaus universiteto rektoriaus 2022 m. gegužės 5 d. įsakymu Nr. R-148 „Dėl Vilniaus universiteto studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimu, piniginių kompensacijų mokėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo ir Vilniaus universiteto rektoriaus 2009 m. vasario 9 d. įsakymo Nr. R-26 „Dėl studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimo, išlaidų apmokėjimo tvarkos patvirtinimo“ pripažinimo netekusiu galios“ pakeitimo“.
Ar galiu gauti avansą?
Taip, pildant prašymą dėl išvykos užpildykite laukelį, skirtą avanso sumai nurodyti. Jis negali viršyti planuojamų siuntimo piniginių kompensacijų dydžio. Avansas išmokamas likus 10 d. iki išvykos.
Kokios mano pareigos išvykos metu?
Kaupti visus išvykos išlaidas pagrindžiančių finansinių dokumentų originalus. Reikalauti, kad finansiniai dokumentai būtų išrašyti mano, kaip fizinio asmens, vardu.
Kokie yra faktines išlaidas pagrindžiantys dokumentai?
- sąskaita faktūra (asmens, vykusio į išvyką, vardu);
- kvitas;
- čekis;
- banko išrašas.
Ką daryti jei išmokėtas avansas didesnis už patirtas išlaidas?
Jeigu išmokėtas avansas viršija patirtų faktinių išlaidų sumą, nepanaudotą avanso likutį privaloma grąžinti Universitetui ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo išvykos ataskaitos pateikimo dienos. Negrąžinus nepanaudoto avanso likučio Universitetas turi teisę nepanaudoto avanso likutį išskaityti iš studentui ar doktorantui mokamų išmokų arba išieškoti įstatymų nustatyta tvarka.
Kaip kompensuojamos apgyvendinimo išlaidos jei viešbutyje gyventa keliese?
Išlaidos dalinamos iš gyvenusiųjų asmenų skaičiaus, kuris nurodytas sąskaitoje faktūroje ar užsakymo patvirtinime.
Ką daryti, jei išvyką organizavo vadovas?
Išvykos ataskaita gali būti teikiama ir subendrinta forma, kai už studentų, doktorantų, gydytojų rezidentų grupę atsiskaito grupės vadovas (Universiteto darbuotojas). Grupės vadovo pasirašytą subendrintą ataskaitą ir išlaidas pagrindžiančių dokumentų kopijas Finansų departamentui teikia grupės vadovas arba išvyką organizuojančio Universiteto kamieninio padalinio atsakingas darbuotojas dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“. Teikiant subendrintą ataskaitą Finansų departamentui, turi būti pateiktas maistpinigių išmokėjimo Vilniaus universiteto studentams žiniaraščio, liudijančio atsiskaitymą su studentais, doktorantais, gydytojais rezidentais originalas.
Kaip gausiu išlaidų kompensaciją?
Visi mokėjimai, susiję su išvykos išlaidomis, atliekami banko pavedimais į studento, doktoranto ar gydytojo rezidento sąskaitą, nurodytą Įsakyme.
Jei ataskaita buvo pateikta subendrinta forma, atsiskaitymas atliekamas banko pavedimu į ataskaitą pateikusio grupės vadovo banko sąskaitą.
Kaip atsiskaityti, jei išvykoje keli ar daugiau asmenys gyvena vienuose apartamentuose, o sąskaita faktūra išrašoma vienam asmeniui?
Jei už apgyvendinimą kompensaciją nori gauti keli ar daugiau vykusiųjų, visų gyvenusiųjų vardai ir pavardės turi būti nurodomos sąskaitoje faktūroje ar užsakymo patvirtinime.