Naudojimasis informaciniais ištekliais pereinamuoju laikotarpiu

Nuo 2021 m. sausio 1 d. Vilniaus universiteto Šiaulių akademijoje dirbantiesiems ir studijuojantiesiems keisis naudojimosi informacinėmis sistemomis tvarka. Pereinamasis laikotarpis darbui su įvairiomis sistemomis būtų skirstomas etapais:

2021 01 01 – 2021 01 26 laikotarpis (2020/2021 m. m. rudens semestro pabaiga – žiemos sesija)

Principai:

Esama ŠU IT infrastruktūra lieka veikianti: naudotojų prieigos prie visų jau naudojamų sistemų išlaikomos.
Studentams ir darbuotojams suteikiama prieiga prie VU informacinių sistemų, sukuriamos pašto dėžutės.
2020/2021 m. m. rudens semestro studijų ir egzaminų sesijos veiklos vykdomos įprastai, naudojant turimas ŠU informacines sistemas.
Nuo sausio 1 d. studentai prašymus gali (bet neprivalo) teikti per VUSIS, o su studijų procesu susiję studentų įsakymai yra įvedami į VUSIS.
Personalo ir darbo užmokesčio, finansų apskaita, dokumentų valdymas keičiasi: nuo 2021 m. sausio 1 d. pradedami vykdyti per VU informacines sistemas.
VU ŠA studentų įmokos ir išmokos (stipendijos) apskaitomos VU Finansų valdymo sistemoje VISMA.

Sistemos:

El. tapatybių valdymo informacinė sistema (IDM) – pilnai naudojama nuo 2021 m. sausio mėn. 1 d. Kiekvienas VU ŠA darbuotojas ir studentas turės atlikti registracijos veiksmus, kad susikurtų asmeninį slaptažodį ir gautų unikalų el. tapatybės identifikatorių (7 skaitmenų kodas). Registracijai darbuotojai turi žinoti savo VU tabelinį Nr. (tipiškai nurodomas darbo sutartyje), o studentai VU studento pažymėjimo Nr., kuris skirsis nuo ŠU ( apie tai - papildomas informavimas el. paštu).

ŠU	VU
Akademinė informacinė sistema (AIS) – naudojama užbaigti 2020/2021 m. m. rudens semestrą (žiemos sesiją) ir išduoti sausio mėn. studijas baigiantiems studentams priedėlius, studijų pažymėjimus ir akademines pažymas.	El. tapatybių valdymo informacinė sistema (IDM) – pilnai naudojama nuo 2021 m. sausio mėn. 1 d. Kiekvienas VU ŠA darbuotojas ir studentas turės atlikti registracijos veiksmus, kad susikurtų asmeninį slaptažodį ir gautų unikalų el. tapatybės identifikatorių (7 skaitmenų kodas). Registracijai darbuotojai turi žinoti savo VU tabelinį Nr. (tipiškai nurodomas darbo sutartyje), o studentai VU studento pažymėjimo Nr., kuris skirsis nuo ŠU ( apie tai - papildomas informavimas el. paštu).
Žiniaraščiai – sistema naudojama 2020/2021 m. m. rudens semestro (žiemos sesijos) užbaigimui, dėstytojams – įverčių suvedimui, studentams – jų peržiūrai, tačiau studentų įmokos nepriimamos (t. y. finansų apskaita nevykdoma, pateikiama tik peržiūrai archyvinė informacija).	Studijų informacinė sistema (VUSIS) – vykdomi parengiamieji pavasario semestro darbai (priskiriami dėstytojai dalykams ir kt.). Studentai nuo sausio 1 d. gali (bet neprivalo) teikti el. prašymus naudodamiesi eStudentas moduliu. Nuo sausio 1 d. į sistemą įvedami su studijomis susiję įsakymai.
Personalo ir darbo užmokesčio sistema – naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 2021 01 01 rengimui)	Tvarkaraščių publikavimo informacinė sistema (Tvarkaraščiai) (https://tvarkarasciai.vu.lt) – publikuojamas VU ŠA pavasario semestro tvarkaraštis (greta visų kitų fakultetų tvarkaraščių).
Finansų sistema – naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 2021 01 01 rengimui)	Office365 paketas (studentų el. paštas, Teams ir kt.) – galima pradėti naudoti darbuotojams ir studentų prieiga ir studentams el. pašto dėžute. El. pašto dėžutė bus tuščia. Lygiagrečiai veiks @su.lt ir @stud.su.lt el. pašto adresai.
Office365 paketas (el. paštas, Teams ir kt.) – naudojama 2020/2021 m. m. rudens semestro (žiemos) sesijos užbaigimui. Šių paslaugų veikimas bus išlaikomas iki 2021 m. birželio mėn., tačiau el. pašto srautai bus peradresuojami į naujai sukurtas VU el. pašto dėžutes nuo sausio mėn. pabaigos.	Darbuotojų paštas – galima pradėti naudoti . Pašto dėžutė bus tuščia. Lygiagrečiai veiks „senieji“ el. pašto adresai
Virtuali mokymo aplinka (Moodle) – naudojama 2020/2021 m. m. rudens semestro užbaigimui ir egzaminų sesijai.	Virtuali mokymo aplinka (Moodle) – 2021 m. sausio mėn. bus sukuriami visų VU ŠA pavasario semestre suplanuotų dalykų kursai, suteikiamos prieigos pagal VUSIS informaciją ir priskiriami studentai. VU ŠA dėstytojai gali jungtis peržiūrėti, ar jau yra sukurtas jų suplanuotas dėstyti pavasario semestre kursas (-ai) ir, jei reikalinga, persikelti pavasariui dėstomą medžiagą iš ŠU virtualios mokymo aplinkos. Kurso perkėlimui virtualioje mokymo aplinkoje pateiktos video instrukcijos. Jei reikalinga bet kokia pagalba / patarimas, reiktų rašyti el. p. , kreiptis telefonais 85 236 6283, 85 219 3287, o dėstytojai galės jungtis į Teams e. mokymų pagalbos grupes.
	Dokumentų valdymas (Avilys) – naudojama pilnai.
	Žmogiškųjų išteklių valdymo informacinė sistema (ŽIVIS) – naudojama pilnai.
	Projektų valdymo informacinė sistema (VUPVIS) – naudojama pilnai.
	Finansų valdymo ir apskaitos sistema (VISMA) – instaliuojama programa dviems VU ŠA specialistams / pagal teisių Avilyje užsakymą suteikiama prieiga prie https://is.vu.lt Finansų valdymo dalies – naudojama pilnai.
	Viešųjų pirkimų informacinė sistema (VIPIS) – naudojama pilnai.
	Akademinis konsultavimas, IT pagalba, Gedimų/Avarijų incidentų sprendimas, Studentų karjeros paslaugos (JIRA) – naudojama greta įprastų priemonių.
	Kitos informacinės sistemos: Bibliotekos, Mokymosi visą gyvenimą, Statybų paraiškos, Bendrabučiai, Meno kolektyvų ir kt. naudojamos susiderinus su atitinkamais veiklos padaliniais.

2021 01 27 – 2021 02 03 laikotarpis (Žiemos atostogos)

Principai:

Individualaus informacinio turinio apjungimas:a. VU ŠA darbuotojų ir studentų pašto dėžučių turinio perkėlimas iš su.lt į sa.vu.lt;
Rekomendacijos ir instrukcijos Office365 turinio (Teams, OneDrive, Sharepoint failai) savarankiškam perkėlimui iš su.lt į sa.vu.lt;
VU ŠA dėstytojų mokymo medžiagos, reikalingos pavasario semestrui, perkėlimo iš visų ŠU Virtualių mokymo aplinkų (25 Moodle) į VU virtualią mokymo aplinką (Moodle) koordinavimas.
Automatinių nuorodų, kad laiškas siųstas į @su.lt ar @stud.su.lt pasiektų adresatą @sa.vu.lt ar @sa.stud.vu.lt, sukūrimas.

Sistemos:

ŠU	VU
Office365 paketas (el. paštas, Teamsir kt.) – ruošiama išjungimui; galima naudotis, bet galimi sutrikimai.	Office365 paketas (studentų el. paštas, Teams ir kt.) – rekomenduojama naudoti; galimi sutrikimai dėl informacijos importavimo.
Virtuali mokymo aplinka (Moodle) – kiekvienas dėstytojas 2020/2021 m. m. pavasariui reikalingą informaciją savarankiškai arba su el. mokymų koordinatorių pagalba išeksportuoja ir suimportuoja į VU Virtualią mokymo aplinką (Moodle). Visa likusi medžiaga bus perkeliama pagal galimybes automatiškai į VU Virtualios mokymo aplinkos archyvą, iš kur pagal poreikį bus galima ją persikelti į kitų mokslo metų semestrus.	Darbuotojų paštas – rekomenduojama naudoti; galimi sutrikimai dėl informacijos importavimo.
	Virtuali mokymo aplinka (Moodle) – 2021 m. sausio mėn. bus sukuriami visų VU ŠA pavasario semestre suplanuotų dalykų kursai, suteikiamos prieigos pagal VUSIS informaciją ir priskiriami studentai. VU ŠA dėstytojai turi patikrinti, ar jau yra sukurtas jų suplanuotas pavasario semestre dėstyti kursas (-ai) ir, jei reikalinga, persikelti dėstomą medžiagą iš ŠU virtualios mokymo aplinkos. Kurso perkėlimui virtualioje mokymo aplinkoje pateiktos video instrukcijos. Jei reikalinga bet kokia pagalba / patarimas, galima rašyti el. p. . Rengiamasi pavasario semestrui.

2021 02 04 – 2021 06 30 laikotarpis (2020/2021 m. m. pavasario semestro pabaiga)

Principai:

VU ŠA darbuotojai ir studentai pilnai naudojasi VU informacinėmis sistemomis.
Esama ŠU IT infrastruktūra pilnai pasiekiama archyvinių duomenų tikslais (pvz.: peržiūrėti, patikrinti informaciją, rengti ataskaitas už 2020 IV ketv., rengti pažymas už ankstesnį, nei 2021 01 01 laikotarpį ir kt.).

Sistemos:

ŠU	VU
Akademinė informacinė sistema (AIS) – naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 20210101 rengimui). Ruošiama perkėlimui į VU IS archyvą.	Dėstytojų pedagoginio krūvio apskaitos sistema (Krūviai) – 2021/2022 m. m. dėstytojų pedagoginiai krūviai pradedami planuoti VU sistemoje.
Žiniaraščiai – sitema naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 20210101 rengimui). Ruošiama perkėlimui į VU IS archyvą.	El. tapatybių valdymo informacinė sistema (IDM) – pilnai naudojama. Kiekvienas darbuotojas ir studentas gali pasikeisti savo slaptažodį, užsisakyti papildomas paslaugas ir kt.
Personalo ir darbo užmokesčio sistema – naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 20210101 rengimui). Ruošiama perkėlimui į VU IS archyvą.	Studijų informacinė sistema (VUSIS) – pilnai naudojama, skirstomos stipendijos 2020/2021 m. m. pavasario semestrui, registruojami įsakymai, teikiami prašymai ir atliekamos visos kitos studijų administravimo veiklos. Studentai savo profilį mato prisijungę prie eStudentas modulio. Dėstytojai savo profilio informaciją mato prisijungę prie eDestytojas modulio.
Finansų sistema – naudojama tik kaip archyvas (ataskaitų/pažymų už laikotarpius iki 20210101 rengimui). Ruošiama perkėlimui į VU IS archyvą.	Tvarkaraščių publikavimo informacinė sistema (Tvarkaraščiai) – publikuojamas VU ŠA pavasario semestro tvarkaraštis, vėliau publikuojamas pavasario sesijos egzaminų tvarkaraštis.
Office365 paketas (el. paštas, Teams ir kt.) – išjungiama.	Office365 paketas (studentų el. paštas, Teams ir kt.) – studentai naudoja tik VU paštą (dėžutė: .l), dėstytojai darbui su studentais naudoja tik VU Teams.
Virtualios mokymo aplinkos (Moodle) – vykdomas informacijos perkėlimas į VU archyvinę virtualią mokymo aplinką. Padaroma rezervinė kopija. Išjungiama.	Darbuotojų paštas – darbuotojai naudoja tik VU paštą .
	Virtuali mokymo aplinka (Moodle) – 2020/2021 m. m. pavasario semestras vykdomas tik VU Virtualioje mokymo aplinkoje (Moodle).
	Dokumentų valdymas (Avilys) – naudojama pilnai.
	Žmogiškųjų išteklių valdymo informacinė sistema (ŽIVIS) – naudojama pilnai.
	Projektų valdymo informacinė sistema (VUPVIS) – naudojama pilnai.
	Finansų valdymo ir apskaitos sistema (VISMA) – instaliuota programa dviems VU ŠA specialistams. Pagal teisių Avilyje užsakymą suteikiama prieiga prie https://is.vu.lt Finansų valdymo dalies – naudojama pilnai.
	Viešųjų pirkimų informacinė sistema (VIPIS) – naudojama pilnai.
	Akademinis konsultavimas, IT pagalba, Gedimų/Avarijų incidentų sprendimas, Studentų karjeros paslaugos (JIRA) – naudojama greta įprastų priemonių.
	Kitos informacinės sistemos: Bibliotekos, Mokymosi visą gyvenimą, Statybų paraiškos, Bendrabučiai, Meno kolektyvų ir kt. naudojamos susiderinus su veiklos padaliniais.

Konsultacijos ir paaiškinimai pereinamuoju laikotarpių IT išteklių eksploatacijos klausimais:

Informacinių sistemų eksploatacija, duomenų migravimas – Asta Vaitkevičienė, IT paslaugų valdymo skyriaus vadovė, el. p. , tel. 8 5 236 6025
MS Teams, E-mokymai (Moodle, kt.) – Saulius Preidys, Elektroninių mokymų technologijų ekspertas, el. p. , tel. 8 5 236 6286
El. paštas, kompiuterinis tinklas, duomenų centras – Ramūnas Tumas, Infrastruktūros skyriaus vadovas, el. p. , tel. 8 5 236 6204
Kompiuterių, spausdintuvų aptarnavimas, programinės įrangos licencijos, telefonija, sutartys – Jeronimas Bačiulis, Informacinių technologijų pagalbos skyriaus vadovas, el. p. , tel. 8 5 236 6024

Pastaba: proceso eigoje kai kurios taisyklės gali kisti ar modifikuotis.