Išvykos

Kas reglamentuoja išvykų tvarką?

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. gruodžio 2 d. nutarimas Nr. 1515 „Dėl viešųjų renginių ir aukšto meistriškumo sporto treniruočių stovyklų dalyviams skiriamų neapmokestinamųjų piniginių kompensacijų dydžių ir mokėjimo tvarkos taisyklių patvirtinimo“;
Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimas Nr. 526 „Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo“;

Vilniaus universiteto studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimu, piniginių kompensacijų mokėjimo tvarkos aprašas, patvirtintas Vilniaus universiteto rektoriaus 2022 m. gegužės 5 d. įsakymu Nr. R-148 „Dėl Vilniaus universiteto studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimu, piniginių kompensacijų mokėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo ir Vilniaus universiteto rektoriaus 2009 m. vasario 9 d. įsakymo Nr. R-26 „Dėl studentų, vykstančių į renginius universiteto siuntimo, išlaidų apmokėjimo tvarkos patvirtinimo“ pripažinimo netekusiu galios“ pakeitimo“.

Kas yra išvyka?

Ką daryti, jei noriu vykti į išvyką?

I ir II pakopos studentams: užpildykite prašymą Vilniaus universiteto studentų informacinėje sistemoje (VUSIS).

III pakopos studentams (doktorantams): užpildykite prašymo formą ir pasirašytą atsiųskite ją el. paštu

Gydytojams rezidentams: RAIS sistemoje užpildykite prašymą dėl išvykos. Jeigu renginys vyks nuotoliniu būdu - pažymėkite tai. Būtina nurodyti ne renginio, o išvykimo ir grįžimo dienas.

Siuntimas į išvyką įforminamas Universiteto rektoriaus ar jo įgalioto asmens įsakymu. Įsakymą rengia padalinio studijų administratorius.
Įsakyme turi būti nurodyta siunčiamo studento, doktoranto, gydytojo rezidento vardas, pavardė, Universiteto kamieninis akademinis padalinys, studijų programa (doktorantams – mokslo kryptis, kurioje jie studijuoja), kursas, banko sąskaita, siuntimo tikslas, renginio vietovė (-ės), siuntimo trukmė, piniginių kompensacijų tipai, šių kompensacijų dydžiai ir finansavimo šaltiniai, ar turi būti mokamas avansas, jo dydis.

Kokios išlaidos gali būti kompensuojamos?

Gali būti skiriamos šios piniginės kompensacijos:

maistpinigiai;
gyvenamojo ploto nuomos išlaidos;
kelionės į siuntimo vietovę (-es) ir grįžimo iš jos (-ų) visų rūšių transporto priemonėmis, išskyrus taksi ar pavežėtojus, išlaidos;
vietinio transporto išlaidos;
registravimosi į renginį mokesčio ar bilieto į renginį išlaidos (kai vykstama į konferenciją, simpoziumą, parodą ar kitą renginį);
įvairios kitos su siuntimu susijusios išlaidos (dokumentų, susijusių su išvykimu, tvarkymo išlaidos, sveikatos draudimas, draudimas nuo nelaimingų atsitikimų siuntimo laikotarpiu, bagažo ir bagažo saugojimo mokesčiai, būtinų skiepų ir vaistų nuo užkrečiamų ligų išlaidos, ryšių išlaidos, valiutos keitimo kredito įstaigose išlaidos, kai ši valiuta skirta siuntimo išlaidoms kompensuoti, ir kt.).

Kokios maksimalios dienpinigių normos skirtingose šalyse?

Kokia maksimali kompensuojama gyvenamojo ploto nuomos išlaidų 1 dienos norma vienam žmogui skirtingose šalyse?

Ar galiu gauti avansą?

Kokios mano pareigos išvykos metu?

Ką daryti grįžus iš išvykos?

Grįžus iš išvykos, per 5 darbo dienas, Universiteto Centrinės administracijos Finansų departamentui privaloma pateikti išvykos ataskaitą (formą rasite čia) ir patirtas išlaidas pagrindžiančius dokumentus, pvz.:

lėktuvo bilietus (įskaitant lėktuvo įlaipinimo korteles (angl. „boarding pass“);
traukinio, autobuso, vietinio transporto bilietus;
apgyvendinimo išlaidas pagrindžiančius dokumentus;
registracijos į renginį / dalyvio mokestį pagrindžiančius dokumentus;
jei vykstama automobiliu – transporto priemonės registracijos liudijimo kopiją ir kuro įsigijimo čekius / kvitus bei jų apmokėjimo įrodymą (vienu automobiliu vykstant keliems asmenims, kuro išlaidos apmokamos tik vienam vykstančiajam).

Kokie yra faktines išlaidas pagrindžiantys dokumentai?

Kur ir kaip pateikti atsiskaitymo už išvyką dokumentus?

Užpildyti išvykos ataskaitą ir atsiskaityti už išvykos metu patirtas išlaidas, galima:
1. DVS „Avilys“ – išvyką organizuojančio Universiteto kamieninio padalinio atsakingam darbuotojui pateikti išlaidų ataskaitą ir atitinkamus originalius dokumentus, pagrindžiančius patirtas faktines išlaidas.
2. Elektroniniu paštu (išlaidų ataskaita su atitinkamais priedais turi būti pasirašyta kvalifikuotu arba jam prilygstančiu elektroniniu parašu).
3. Atvykus į VU Centrinės administracijos Finansų departamentą, Universiteto g. 3, Vilnius, 244 kab. nurodytu laiku:
Pirmadieniais, trečiadieniais 8.00–15.30 val. (pietų pertrauka 12.00–13.00 val.)

Ką daryti jei išmokėtas avansas didesnis už patirtas išlaidas?

Jeigu išmokėtas avansas viršija patirtų faktinių išlaidų sumą, nepanaudotą avanso likutį privaloma grąžinti Universitetui ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo išvykos ataskaitos pateikimo dienos. Negrąžinus nepanaudoto avanso likučio Universitetas turi teisę nepanaudoto avanso likutį išskaityti iš studentui ar doktorantui mokamų išmokų arba išieškoti įstatymų nustatyta tvarka.

Kaip atsiskaityti, jei išvykoje keli ar daugiau asmenys gyvena vienuose apartamentuose ar viešbutyje, o sąskaita faktūra išrašoma vienam asmeniui?

Kaip kompensuojamos apgyvendinimo išlaidos jei viešbutyje gyventa keliese?

Ką daryti, jei išvyką organizavo vadovas?

Išvykos ataskaita gali būti teikiama ir subendrinta forma, kai už studentų, doktorantų, gydytojų rezidentų grupę atsiskaito grupės vadovas (Universiteto darbuotojas). Grupės vadovo pasirašytą subendrintą ataskaitą ir išlaidas pagrindžiančių dokumentų kopijas Finansų departamentui teikia grupės vadovas arba išvyką organizuojančio Universiteto kamieninio padalinio atsakingas darbuotojas dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“. Teikiant subendrintą ataskaitą Finansų departamentui, turi būti pateiktas maistpinigių išmokėjimo Vilniaus universiteto studentams žiniaraščio, liudijančio atsiskaitymą su studentais, doktorantais, gydytojais rezidentais originalas.

Kaip gausiu išlaidų kompensaciją?